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2014/9/17 更新

幹事の仕事2

2 幹事へアドバイス

宴会のようなアルコールのあるイベントを成功させるには、まずその目的を第一に考え、計画を立てて、念入りな下準備や打ち合わせなどをしなくてはなりません。そして、司会・進行役の幹事の役割も、大きな影響してきます。ここでは司会・進行役の幹事さんが自信のつく盛り上げ方や演出方法のポイントをお伝えしましょう。

◇男女ペアが理想

司会・進行の幹事という役割は、突然やってくるので、不慣れな人にとっては結構な、プレッシャーになることが多いです。このプレッシャーを少しでも軽くするためには、司会・進行役は男女1名ずつのダブルキャストが理想的です。1人で司会・進行を行うとどうしても単調な流れになりやすい進行も、2人ならアクセントがつきます。

◇使命を忘れない

司会・進行役の幹事は、イベントの要と言えるポジションです。イベントを時間通りに進めるだけではなく、さまざまな役割をこなさなければなりません。そんな中で、まず気をつけなければならないのは、肩書き、名前などを絶対に間違えないことでしょう。司会者はさまざまなプログラムで、参加者を紹介していかなければなりません。中には難しい名前や覚えにくい名前などもあるでしょう。カードなどを使い、プログラムの順番に、名前を記入しておく手もあります。

また、イベントの最後の方になってくると、つい飲みすぎて、自分の出番を忘れてしまう人もいます。司会者は気を配り、早め早めの声をかけていったほうがいいでしょう。

◇二次会が終了

同窓会、忘年会などだと二次会もあるでしょう。そんな二次会もそろそろお開きの時間になると、元気のある出席者の中から、三次会の声もちらほらと聞こえてくるかも知れません。もちろん、二次会のスタッフの役目は、二次回収量と同時に終わるのですが、そうはいかない場合も多々あります。

二次会のスタッフが続けて仕切ってもいいですが、どうしても無理な場合は三次会が予定外の場合は、会場が決まっていませんので、とりあえず会場選びまでは行い、後は誰かに仕切ってもらうようにするといいでしょう。二次会の流れで、かなり酔っている人もいるでしょうから、会場はなるべく近場で、人数の確認はすぐに行なってください。三次会の主席者の中には、適当な店を知っている人がいるかもしれませんから、相談して決めてもいいでしょう。

会費に関しては、なるべく三次会が始まる前に徴収したほうがいいでしょう。三次会の最後に徴収しようと思っても、酔っている人が増えるので、徴収しにくくなってしまいます。また、三次会ではアルコールの割合にも気をつけて、女性にも気を使ったおつまみなどをオーダーするよう心がけましょう。

3 注意したい事

◇案内状のトラブル

案内状のトラブルで一番多いのが、受付時間と開始時間の取り間違いです。だいたい、開始時間の30分前から受付を始め、会場の時間の都合もあるでしょうから、時間内に遅れないように、しっかりと受付時間と開始時間を記載しておきましょう。時間通りに集まらないと、その分内容のスケジュールまで変更が生じてしまいます。また、会場の地図と当日の連絡先も載せるとなお親切です。

◇予算オーバー

宴会などが終わってから、「お金が足りない」なんて自体にならないように、事前に参加名簿を作成して、当日は受付係を設けて、パーティーが始まる前に、名簿でチェックしながら、会費を先に徴収することをお薦めします。受付では、つり銭がなくなりがちですので、十分に用意しておきましょう。

◇着替え

司会・進行役の幹事は当日もバタバタと荷物の搬入に忙しくなり、ちょっとしたすきに、衣装を汚してしまったり、ボタンが取れてしまったりする場合があります。できれば着替えを持参して、汚してもよい服を用意することで、スーツを汚してしまったなど、後で泣きを見ることが防げます。

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